3個時間管理技巧，讓你提高做事效率

你是否想要好好學習理財，或是想要利用下班時間來學習或培養其他興趣，但卻常常覺得時間不夠用呢？明明設定好目標，但卻沒有時間好好來執行呢？做好時間管理才能夠在有限的時間內，完成自己給自己設定的目標和計畫，這篇筆記要來和你分享時間四象限管理法，以及提供3個技巧幫助你做好時間管理。

✤時間四象限管理法

管理大師柯維所提出的「時間四象限管理法」將事情依據「重要程度」和「緊急程度」分成四個象限。

1. 第一象限：重要又緊急 #急事
這象限的事情可能是臨時發生的緊急事件，又或是快到截止日期的作業或工作等，需要第一優先處理，考驗緊急應變和判斷能力，但也有許多第一象限的事情是由第二象限沒有處理好而來的。

2. 第二象限：重要但不緊急 #要事
這象限主要和提升自我能力和長期規劃有關，因為不緊急且短時間看不到成果，所以常常被大家忽略，但是你應該把大部分的時間都花在第二象限，可以透過把每件事情或目標拆成小任務，並做好規劃按部就班的執行。

3. 第三象限：緊急但不重要 #煩事
第三象限主要是關於「別人的事」，可能是和朋友約吃飯，或是突然的訪客，你應該想辦法降低發生頻率，或是可以把事情集中在某一天，一次處理完成。

4. 第四象限：不緊急也不重要 #閒事
也就是大家耍廢會做的事，要降到零可能很難，但可以盡量減少或是控制時間，也可以找有意義的休閒活動取代，像是運動跑步等。

➤行動清單
Step1: 把所有要做的事情列出來，分別填入四個象限
Step2: 想辦法降低第三和第四象限的事情和所需花費的時間，並把大部分的時間留給第二象限
PS. 這篇文章是由Selena《打造富腦袋》中「時間管理祕訣」的延伸
延伸閱讀：給理財新手的財富攻略：如何打造富腦袋？

✤3個時間管理技巧

(A) 規劃代辦事項，並安排順序

我習慣每個星期五晚上花半個小時來安排接下來一周的代辦事項，安排代辦事項的好處，是可以明確知道每天要做的事，就會想辦法把時間空出來，如果不特別記錄下來代辦事項，事情就有可能一拖再拖，所以把想做的事寫成代辦事項，並完成它吧。

另外，每天的代辦事項通常會不只一項，你可以依照自己的習慣先把做事順序安排出來，可以先做一些簡單的事情，讓自己進入做事和專心的狀態，再來完成當天最重要的工作，又或者你是一開始做事會比較專心的人，可以先做重要的事，等中間休息時間或是完成重要事務後，再來處理雜事都可以。

(B) 記錄每件事所花費的時間，且一次只做一件事

記錄每件事情所需的時間，可以幫助你做好時間管理，舉例來說：阿甲是個看書很慢的人，看一本書需要五到六個小時，可是平常下班後，可利用的時間只有三小時，那麼阿甲就不能只規劃一天要看完一本書，而是把看一本書拆成兩天的工作量，記得規劃代辦事項很重要，但能完成一件事情也很重要，知道自己做事的速度和做每件事所需的時間，就可以讓自己在有限的時間內，規劃合適的工作量。

還有，你是常常會分心，這件事做一點，那件事做一點的人嗎？然後發現時間過了，卻兩件事情都沒有完成，試著一次只做一件事情，並且專心地完成它，這樣做事效率會比較高。

(C) 善用時間管理工具

這裡想要介紹兩類的時間管理工具，一類是記錄時間，一類是代辦事項的工具。

首先是「記錄時間」的工具，我之前使用的是Toggl，它可以幫助你記錄每項工作所需花費的時間，只要點選綠色的Start按鈕，輸入工作名稱就開始計時了，它還有暫停和繼續計時的功能，所以若同一件事情需要好幾天才能完成，就可以使用此功能，只須找出上次工作的紀錄，並點擊就可以繼續計時囉。
〈Toggl網頁版〉〈Toggl iOS〉〈Toggl Android〉

另外，若你是很容易分心的人，可以使用「番茄鐘工作法」，每工作25分鐘，就休息5分鐘，因為已經把明確的時間設定出來了，就讓自己專注的工作25分鐘後再休息，輔助的App推薦有小番茄、Forest專注森林，可以自行設定工作和休息時間，時間到就會提醒通知。
〈小番茄 iOS〉〈小番茄 Android〉〈Forest專注森林 iOS〉〈Forest專注森林 Android〉

第二類是「代辦事項」的工具，除了利用手帳紀錄代辦事項外，我也非常推薦使用App來記錄，像是WidgetCal、Todoist，這兩款工具都可以釘選在桌面，隨時可以查看，而且只要完成，就可以點選框框標示完成，有一種解成就的感覺。〈Widget iOS〉〈Todoist iOS〉〈Todoist Android〉

每個人一天都只有24小時，如何在有限的時間內盡可能完成更多的事情，就是做好時間管理，透過時間四象限管理法，先區分重要和不重要的事情，並善用時間管理工具，來規劃代辦事項和記錄時間，並且讓自己一次只做一件事，專心地把事情完成以提高工作效率。

➤延伸閱讀：
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希望今天的筆記有幫助到你，讓我們一起成長進步吧！
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